إدارة كشوف الرواتب Payroll Management

 ما معنى إدارة كشوف الرواتب؟

إدارة كشوف الرواتب (Payroll Management): مصطلح يشير إلى عملية حساب التعويضات التي تلتزم الشركة بسدادها لكل عامل من العاملين لديها وعدد ساعات العمل وإجمالي الأجور، إضافة إلى اقتطاعات ضرائب التأمين الصحي والاجتماعي.

تعد إدارة كشوف الرواتب بشكل عام مسؤولية مشتركة بين قسم المحاسبة وإدارة الموارد البشرية، غير أن بعض الشركات تلجأ إلى تعهيدها إلى جهة خارجية من أجل تركيز جهودها على وظائف أخرى مثل البحث والتطوير، لذلك ظهرت شركات إدارة الكشوف التي تتكفل بمهام مثل متابعة وقت حضور الموظف للعمل ومغادرته، وتحويل الرواتب لحسابات الموظفين، والتأكد من استقطاع القيمة الصحيحة لضريبة الدخل، وتوفير الكشوفات الورقية أو الإلكترونية للرواتب، وضمان دفع أقساط التأمين على الموظفين، والسهر على الامتثال لجميع القوانين التي تحكم إدارة الرواتب في بلد الشركة العميلة.

أهمية إدارة كشوف الرواتب

تكتسب عملية إدارة كشوف الرواتب أهميتها من أنها تساعد الشركات في ضمان تسديد الضرائب ودفع الرواتب للموظفين في الوقت المحدد ما يسهم في الاحتفاظ بالموظفين وتفادي غرامات التأخر بسداد الضرائب؛ فضلاً عن أنها تساعد على تعزيز إنتاجية الموظفين.

أساليب إدارة كشوف الرواتب

يمكن للشركات إدارة كشوف الرواتب وفقاً لثلاثة أساليب، هي:

  • إدارة موظفين من داخل الشركة كشوف الرواتب يدوياً.
  • استخدام برامج لإدارة كشوف الرواتب.
  • تعهيد مهمة إدارة كشوف الرواتب لجهة خارجية.

تحديات تواجه عملية إدارة كشوف الرواتب

تواجه عملية إدارة كشوف الرواتب العديد من التحديات منها:

  • ارتكاب أخطاء في تسجيل مدفوعات رواتب الموظفين.
  • النقص في المعلومات التي تؤثر على عملية إدارة الكشوف.
  • في حال اختارت الشركة إدارة كشوف الرواتب يدوياً فقد يستهلك ذلك منها الكثير من الوقت.
  • قد يسبب تعهيد عملية إدارة كشوف الرواتب في زيادة التكاليف على الشركات.

نصائح لإدارة كشوف الرواتب

يمكن للشركات أن تتلافى التحديات التي تواجه عملية إدارة كشوف الرواتب من خلال اتباع بعض النصائح منها:

  • لتلافي الوقوع في الأخطاء التي قد تنم عن نقص المعرفة في أعمال الشركة أو عملية إدارة الكشوف يمكن للشركات توفير التدريب للجهات الخارجية أو الموظفين المسؤولين عن عملية إدارة الكشوف.
  • الحرص على توثيق كل المعلومات المتعلقة بالرواتب الموظفين.
  • توفير الحماية لمعلومات كشوف الرواتب.

كيفية إعداد كشف الرواتب

يمكن إعداد كشوف الرواتب من خلال تطبيق الخطوات الرئيسية التالية:

  1. تحديد رقم تعريف صاحب العمل: أي إنشاء رقم تعريف صاحب العمل (Employer Identification Number. EIN)، والمعرّفات الضريبية المحلية التي تستخدمها الحكومة في تتبع ضرائب رواتب النشاط التجاري والتأكد من استيفاء المتطلبات.
  2. جمع المعلومات الضريبية للموظفين: من خلال الطلب من الموظفين ملء نماذج ضريبية مختلفة للتمكن من حساب المخصصات والتفاصيل الضريبية الأخرى، ويعتمد اختيار النموذج الضريبي على مكان النشاط التجاري. إضافة إلى ضرورة امتلاك مستندات للموظفين الجدد الذين يتلقون أول راتب مثل طلب الوظيفة، والخصومات وغيرها.
  3. اختيار جدول الرواتب الملائم للعمل: يمكن أن تكون شهرية أو نصف شهرية أو أسبوعية، وإعداد تقويم بأيام الدفع، وتدوين الأيام التي ينبغي فيها معالجة كشوف الرواتب ليحصل الموظفون على رواتبهم في اليوم المحدد، وكذلك التواريخ الضريبية الفصلية المهمة والعطلات وتواريخ الإيداع الضريبي السنوية، إضافة إلى تحديد طريقة التسليم المفضلة لكل موظف.
  4. حساب الراتب الإجمالي: يكون حساب الراتب الإجمالي لكل موظف هو إجمالي عدد الساعات التي يعملها الموظف في فترة دفع معينة مضروبة في سعر الساعة، لذلك ينبغي معرفة عدد الساعات التي عمل فيها الموظف في فترة دفع معينة، وتحديد أي ساعات عمل إضافي والتي يُؤجر عليها بمعدل أعلى.
  5. تحديد خصومات كل موظف: يكون ذلك عن طريق جمع المعلومات التي دوّنها الموظف في النموذج الضريبي، وتحديد أي متطلبات فيدرالية أو خاصة بالبلد أو المدينة التي يوجد فيها النشاط التجاري، ومتطلبات التأمين والمزايا لتحديد استقطاعات كل موظف، وذلك مثل الضمان الاجتماعي، والضرائب المحلية.
  6. حساب صافي الراتب ودفع رواتب الموظفين: طرح استقطاعات كل موظف من أجره الإجمالي، ويكون المبلغ المتبقي هو صافي رواتب الموظف أو أجره الذي سيُدفع لكل موظف، مع الاحتفاظ بالخصومات ودفعها مع ضرائب الرواتب حسب الجدول الزمني. وتشمل طرق دفع الرواتب الإيداع المباشر في الحساب المصرفي، أو إرسال الشيكات.
  7. الاحتفاظ بسجلات الرواتب وإجراء أي تصحيحات ضرورية: وذلك لأغراض الضرائب والامتثال، أو في حال اعتراض أي موظف على راتبه.
  8. الاطلاع الدائم على الأمور الضريبية: إذ ينبغي تقديم ضرائب النشاط التجاري على نحو ربع سنوي وسنوي، ومن المهم استشارة محاسب للتأكد من صحة ضرائب الرواتب، وإبلاغ مصلحة الضرائب عن أي عملية توظيف جديدة.

اقرأ أيضاً: