أدوات التعاون Collaboration Tools

1 دقيقة

ما معنى أدوات التعاون؟

أدوات التعاون (Collaboration Tools): مصطلح يُستخدم في عالم الأعمال ويشير إلى الأدوات التقليدية مثل الورق أو الأدوات التكنولوجية مثل البرامج والخدمات والتي تساعد على توفيق العمل بين موظفين اثنين أو أكثر.

مثال لأدوات التعاون

يوجد العديد من الأمثلة على أدوات التعاون؛ منها الآتي: اللوحات الورقية أو الملاحظات اللاصقة البريد الإلكتروني أو أدوات إدارة المشروعات والتخزين السحابي مع إمكانية مشاركته مع الآخرين.

أنواع أدوات التعاون

بصفة عامة، يوجد نوعان من أدوات التعاون ويتمثلان في الآتي:

أدوات التعاون التقليدية

يوجد العديد من أدوات التعاون التقليدية التي لطالما استُخدمت من أجل تسهيل عملية التعاون بين بين موظفي المؤسسات؛ منها الأوراق وألواح المعلومات وغيرها من الأدوات.

أدوات التعاون التكنولوجية

وتشمل هذه الأدوات النظم والتطبيقات البرمجية؛ بعضها يكون متصلاً بالإنترنت وبعضها الآخر غير متصل ويكون ضمن شبكة داخلية لموظفي الشركة فقط، ويوجد العديد من الأمثلة لها ومنها أدوات الدردشة الجماعية، وأدوات مشاركة الملفات.

أهمية أدوات التعاون

تستمد أدوات التعاون أهميتها من أنها تعزز التواصل بين أفراد الفريق، خاصة التكنولوجية منها، بما يقلل الحاجة إلى التفاعلات الجسدية ويسهل أسلوب العمل عن بعد. إضافة إلى ذلك، فإن هذه الأدوات تسهل سير العمل وتزيد الإنتاجية.

مزايا أدوات التعاون وعيوبها

تتمتع أدوات التعاون بمجموعة من المزايا؛ منها الآتي:

  • تساعد على تحسين شفافية سير العمل ووضوحه من خلال تأمين طرائق تتبع العمل في الوقت الحقيقي.
  • تزيد مستوى الاستفادة من العمل الجماعي والتعاون بما يسهل الوصول إلى الهدف النهائي من المشروع أو المهمة.
  • يسهل عملية التدقيق ومراجعة التقدم في المشروع والمهام.
  • يحسن اندماج أعضاء الفريق بالعمل وهذا الأمر ينعكس إيجاباً على الإنتاجية.

على الرغم من إيجابيات أدوات التعاون،فإنها تعاني بعض العيوب؛ ومنها الآتي:

  • قد يكون هناك تفاوت بين قدرات أعضاء الفريق في استخدام أدوات التعاون.
  • قد تساعد على تدفق العديد من الآراء المختلفة عن العمل ومن ثم يؤثر ذلك في سير العمل.
  • اختلاف آلية استخدام أدوات التعاون ومن ثم فإن هذه الأدوات تصبح مصدراً لتأخير العمل بدلاً من تحسينه.

وبصفة عامة، لا يمكن أن تعوض أدوات التعاون مثل مستندات جوجل (Google Docs) المهارات الأساسية المفقودة لدى الموظفين، فإذا كان الموظفون غير قادرين على التعاون على نحو فعال، فلن تتمكن تكنولوجيا التواصل من مكافحة ميل الموظفين نحو اكتناز المعرفة ومقاومة مشاركة مدى تقدمهم مع الآخرين. 

اقرأ أيضاً: