كيف تجعل التعاون لأول مرة مع زميل في العمل فعالاً؟

ملخص: عندما نجتمع بزميل سنتعاون معه لأول مرة، يميل كثير منا إلى البدء في العمل مباشرة بعد تعارف سريع. لكن الرجوع خطوة إلى الوراء للتعرف جيداً على زميلك الجديد سيساعد على أن تتعرفا على بعضكما بشكل أفضل وتعملا معاً على نحو أكثر فاعلية. ابدأ بهذه الأسئلة الخمسة من أجل إدارة التعاون مع زميل لك لأول مرة بشكل صحيح: ما هي أهدافنا وعملياتنا الخاصة بهذا المشروع؟ مَن سيفعل ماذا، ومتى؟ ما هي أساليبنا المفضلة في العمل وما هي نقاط قوتنا؟ متى وكيف سنقدم لبعضنا ملاحظات حول علاقة العمل بيننا؟ ما الذي نحتاج إليه من بعضنا البعض للقيام بعملنا على أفضل وجه؟

أصبحت المؤسسات اليوم تعاونية على نحو متزايد، فهي تتألف من فِرق مترابطة تتطور باستمرار وتتغير تركيبتها مع نمو الشركات (أو تقلُّص حجمها) ويُعاد تنظيمها لتبقى مرنة. وقد تكون أنت أو أحد زملاء العمل حديث العهد بوظيفة ما أو عضو جديد في فريق أو مؤسسة، ما يجعلك بحاجة إلى التعاون مع شخص لم تقابله من قبل.

يمكن أن يكون التعاون مع الآخرين سيفاً ذا حدين. إذ يتمثل الجانب الإيجابي له في أنه قد يؤدي إلى زيادة الابتكار وتحسين النتائج. وجدت دراسة أجرتها "جامعة ستانفورد" أن العمل معاً يعزز الدافع الداخلي، فقد واصل المشاركون العمل على المهام الصعبة لفترة أطول بنسبة تصل إلى 64% وكان لديهم قدر كبير من الاهتمام والطاقة. إلا أن الجانب السلبي للتعاون يتمثل، (كما نعلم جميعاً جيدا)ً، في أنه يمكن أن يبطئ عملية صناعة القرار بشكل كبير، ما يترتب عليه اجتماعات ومكالمات ورسائل بريد إلكتروني لا حصر لها. وتشير التقديرات إلى أنها تستغرق 80% من وقت الموظف، ما يترك له القليل من الوقت لأداء المهام المنوطة به. ومع إضافة عوامل أخرى، مثل أساليب العمل المختلفة والتوقعات غير الواضحة، يمكن أن يكون التعاون بمثابة طريق وعر مليء بالإحباطات.

اقرأ أيضاً في المفاهيم الإدارية: ماذا يعني تعويم العملة؟

ومع ذلك، فإن التعاون مع شخص لم تقابله من قبل يمكن أن يؤدي إلى تحقيق نتائج موفقة وبناء علاقات جديدة. فقد مررت بتجربة مماثلة لم تسفر عن عقد مؤتمر ناجح للنساء فحسب، بل أدت أيضاً إلى تكوين صداقة استمرت عقدين من الزمان مع الرئيس المشارك.

أسئلة يجب عليك طرحها عند التعاون مع زميل لأول مرة

وعلى الرغم من أن الكثيرين منا يميلون إلى البدء في العمل مباشرة بعد التعرف على بعضهم بشكل سريع، فإن الرجوع خطوة إلى الوراء لمناقشة الأسئلة التالية أولاً مع زميلك الجديد سيساعد على أن تتعرفا على بعضكما بشكل أفضل وتعملا معاً على نحو أكثر فاعلية.

ما هي أهدافنا وعملياتنا الخاصة بهذا المشروع؟

خذ ما يكفي من الوقت لتوضيح تعريف كل منكما للنجاح وتصوُّر المسار نحو تحقيقه. إذ ينبغي التأكد من أنكما "تتبعان المسار نفسه" وأنكما لا تعملان على تحقيق أهداف متعارضة. فسواء كنت تنشئ موقعاً إلكترونياً جديداً أو تسعى إلى جذب عميل جديد أو تطلق منتجاً جديداً، فإن تحديد الأهداف وخارطة الطريق سيساعدك على فهم ما هو مهم بالنسبة إلى كل شخص والبدء في بناء الثقة والالتزام بتحقيق هدفكما المشترك.

اقرأ أيضاً: كيف تتعاون مع أشخاص لا تحبهم؟

مَن سيفعل ماذا، ومتى؟

تناولت دراسة استقصائية أجرتها شركة "سلاك" (Slack) عام 2019 بالوصف المسؤوليات الواضحة بأنها واحدة من أهم سمات التعاون الجيد في مكان العمل، ولكنها سلطت الضوء أيضاً عليها بوصفها واحدة من أكثر المشكلات شيوعاً في الشركات الصغيرة الناشئة والشركات الأكبر حجماً. إذ إن توضيح المسؤوليات مقدماً يمكن أن يساعدكما على تحقيق التوازن بين أعباء العمل وتجنُّب تعدي أحدكما على حدود الآخر دون قصد أو أداء مهام مكررة، وقد يساعد أيضاً في تفادي السلوكيات المتعلقة بدفاع كل شخص عن حدوده. فتحديد المسؤوليات بشكل مشترك فيما يتعلق بالتقدم المحرز في مختلف المنجزات وتوقيتها يمكن أن يضفي مزيداً من الوضوح ويقوي الشعور بالملكية. علاوة على ذلك، فإن إجراء لقاءات للمراجعة والمتابعة بصفة منتظمة مع زميلك لاستعراض التقدم المحرز يمكن أن يزيد احتمالية تحقيق الأهداف بنسبة 95%.

ما هي أساليبنا المفضلة في العمل وما هي نقاط قوتنا؟

يمكن أن تكون الاختلافات في أسلوب العمل مصدراً للإزعاج أو الصراع. ولكن إذا تم النقاش بشأنها وفهمها مسبقاً، فإنها يمكن أن تسمح لكما بالعمل معاً على نحو أكثر فاعلية. كما أن معرفة نقاط القوة لدى كل منكما لا تساعد في تحديد كيفية تقسيم العمل فحسب، ولكنها تشير أيضاً إلى الجوانب التي قد ترغب في التشاور مع زميلك حولها أو تحيلها إليه. عندما قابلت الشريكة المؤسسة لشركتي المتخصصة في تطوير القدرات القيادية لأول مرة، ساعد تركيزها على الصورة الأشمل والأفكار المبتكرة وخبرتها في مجال التسويق على بلورة الرؤية وتحديد السوق المستهدفة وتوليد الطلب على برنامج ناجح للغاية أطلقناه مع بدء شركتنا. وساعد تركيزي العملي على التفاصيل والخدمات اللوجستية، إلى جانب حنكتي المالية، على ضمان أن يكون التنفيذ سلساً ومربحاً في الوقت ذاته. إذا لم نكن على دراية باختلافاتنا في أساليب العمل ونقاط القوة عندما بدأنا مشروعنا، فربما كنت سأنظر إلى أفكارها على أنها "خيالية" للغاية، وربما كانت ستنظر إلى طابعي العملي على أنه مقيِّد للغاية. ولكننا بدلاً من ذلك استخدمنا هذه الاختلافات لصالحنا.

أعد أحد عملائي السابقين الذي يُدعى راج، وهو شريك في شركة استشارات إدارية تتغير فِرقها كل بضعة أشهر، مستنداً يضم أساليبه المفضلة في العمل ونقاط قوته، وسماه "دليل المستخدم الخاص براج". وكان يشاركه مع أعضاء الفريق الجدد ويطلب منهم مشاركة المعلومات نفسها عن أنفسهم بحيث يمكن الاستفادة من الاختلافات بدلاً من أن تصبح مصدراً لسوء الفهم أو الصراع.

متى وكيف سنقدم لبعضنا ملاحظات حول علاقة العمل بيننا؟

يمكن أن يؤدي إرساء عملية لتقديم الملاحظات عندما تكون العلاقة بين الأشخاص حديثة إلى جعل هذه الخطوة أقل إرباكاً وحرجاً لاحقاً عندما يكون هناك ملاحظات ينبغي تقديمها. علاوة على ذلك، يمكن أن يساعد هذا الأمر في بناء العلاقة بينك وبين زميلك. فأنت قد تقدر قيمة الإبداع الذي أضفاه زميلك على المشروع، ولكنك سوف تستاء من عدم استعداده للاجتماع الأخير، ما أدى إلى تأجيل اتخاذ قرار مهم. وبالمثل، قد تكون لديك بعض النقاط المبهمة حول مساهماتك والأفعال التي قد يرغب زميلك في أن تزيد أو تقلل منها.

اقرأ أيضاً: المستمع الجيد

ما الذي نحتاج إليه من بعضنا البعض للقيام بعملنا على أفضل وجه؟

غالباً ما نفترض أن الآخرين يعملون بمثل طريقتنا أو يعرفون ما الذي نحتاج إليه منهم. ولذلك من المهم للغاية مناقشة هذا السؤال إذا لم يسبق لكما اللقاء والتعاون من قبل. لكي تفهما كيف يمكن أن تدعما بعضكما لأداء العمل على أفضل وجه، ينبغي أن تكونا واضحين بشأن احتياجاتكما. على سبيل المثال، يمكن أن تقول لزميلك: "يمكنني المساهمة بشكل أفضل عندما يكون لدي الوقت المسبق للتفكير ملياً في الموضوعات. فهل يمكنك أن ترسل لي جدول أعمال رفيع المستوى قبل اجتماعاتنا لكي أدرسه وأستجمع أفكاري قبل نقاشنا؟". وإذا كنت تشعر بأنك لا تتحمل شيئاً يفعله زميلك، فهذه ليست فقط فرصة لإبداء ملاحظة حول ذلك، ولكنها أيضاً طلب غير معلن لا يزال يتعين عليك الإفصاح عنه. على سبيل المثال، يمكن أن تقول: "تلقّي رسائل البريد الإلكتروني في عطلة نهاية الأسبوع يوترني للغاية. هل يمكنك أن تنتظر حتى يوم الأحد لإرسالها، ما لم يكن الأمر عاجلاً؟".

سيضمن طرح هذه الأسئلة والإجابة عنها مع زميلك الجديد أن يسفر التعاون بينكما عن نتائج موفقة وعلاقة عمل إيجابية، وذلك من أجل إدارة التعاون مع زميل لك لأول مرة بشكل جيد.

اقرأ أيضاً: كيف تدير جلسة نقاش