سبعة اجراءات ضرورية لتبقى اجتماعاتك فعالة وضمن وقتها المحدد

ليس من شيء يزعج المرء أكثر من اجتماع يستمر إلى ما لا نهاية ودون توقف. لذلك، عندما تكون في سدّة المسؤولية، يتمثل واجبك في ضمان عدم استطراد المشاركين خلال أي اجتماع في الحديث عن قضايا جانبية أو إلقاء خطب لا نهاية لها. لكن السؤال الذي يطرح نفسه بقوة هو: كيف يمكنك الحفاظ على تركيز الموظفين دون الاضطرار إلى أداء دور الموجه أو قمع الإبداع والابتكار؟
ما الذي يقوله الخبراء؟
الخبر السار الذي يجب معرفته، هو أنّ إدارة أي اجتماع ليست بالعملية العلمية المعقدة، فالأرجح أنك تعرف أصلاً ما الذي يجب عليه فعله. لكن الأمر المؤسف، يكمن في أن إبقاء الاجتماع على المسار المرسوم سلفاً يحتاج إلى انضباط، والقليل فقط من يبذل الجهد المطلوب للنجاح في تلك المهمة. يقول بوب بوزن، أحد كبار المحاضرين في كلية هارفارد للأعمال، وكبير الزملاء في معهد بروكينغز ومؤلف كتاب "الإنتاجية القصوى": "تكمن القضية في أنّ الناس لم يسبق لهم التفكير في كيفية إدارة اجتماع جيد، أو أنهم لم يحصلوا على أي تدريب في هذا السياق، أو هم ببساطة مشغولون زيادة عن اللزوم". أما روجير سوارتس، عالم النفس المتخصص في شؤون المؤسسات ومؤلف كتاب "قادة أذكى، وفرق أذكى" يقول: "تشهد المؤسسات هذه الأيام تسارعاً كبيراً في الحركة، والقليل فقط من المدراء لديهم ما يكفي من الوقت للتفكير سلفاً في كيفية إدارة اجتماعاتهم". لكن لا تعني العجلة والاندفاع سوى خسارة المزيد من الوقت في ما بعد. لذلك، سواء كنت تستعد لاجتماع أسبوعي مع فريقك، أو كنت تعقد اجتماعاً أكبر لمناقشة استراتيجية القسم، من الأهمية بمكان أن تبذل الجهد المطلوب. وإليك بعض النصائح التي تجعل اجتماعك القادم أكثر اجتماعاتك إنتاجية على الإطلاق.
حدد الغاية من