هل سبق وانتهيت من اجتماع ما وشعرت بأنك سيطرت على الجو كاملاً – ولكن ليس بطريقة جيدة؟ إذ أنك تحدثت كثيراً، وشعرت في النهاية أنك لم تترك للآخرين الوقت الكافي للتحدث. تُعد هذه الديناميكية سيئة وذلك لعدة أسباب، إذ لا يرغب الموظفون في حضور الاجتماعات التي تعطي فرصة لشخص واحد بتقديم المونولوج الخاص به، كما أنّ الموظفين سوف يفقدون شعورهم بروح الفريق إذا ما هيمن شخص واحد على الاجتماع كاملاً.

ما الذي يمكنك فعله لضمان أنك لست الشخص الوحيد الذي سوف يتحدث خلال الاجتماعات؟ إنّ الإجابة الواضحة وهي: التحدث أقل، ولكن الكلام أسهل بكثير من الفعل. وإذا لم يعتاد الموظفون الآخرون التحدث كثيراً خلال الاجتماعات، فإنّ غياب صوتك يمكن أن يخلق فراغاً لا يملؤه أحد.

إليك هنا بعض الخطوات التي يمكنك القيام بها لتضمن مشاركة الجميع.

دوّن ملاحظاتك والتزم بها

إنّ قلة من الأشخاص يقومون بإعداد ما سوف يقولونه بشكل مناسب، ولكن يجب الإشارة إلى أنّ الإعداد للاجتماع لا يقل أهمية عن الاجتماع نفسه، كما هو حال الإعداد للخطاب أمام جمهور ما. سواء كنت تترأس الاجتماع، أو تقوم بافتتاحه، أو أنّ لديك جزء هام من الاجتماع للتحدث خلاله، قم بإعداد ملاحظاتك. امنح نفسك مهلة زمنية (3 دقائق مثلاً)، وحاول أن تلخص ما عليك قوله خلال مدة زمنية معينة، وقد تتدرب في مكتبك لتتأكد من أنك سوف تلتزم بالوقت المخصص لك.

ولا تكتفي بذلك فقط، فإذا نُشرت خطة الاجتماع مسبقاً، دوّن بعض الملاحظات بشأن ما سوف تقوله حول النقاط التي تعلم أنها ستطرح، وقاوم رغبتك في التعليق على كل نقطة. ابحث عن فكرة أو اثنتين حيث تكون مداخلاتك وخبرتك أكثر قيمة، وضع ملاحظة أيضاً لتتذكر الحفاظ على هدوئك.

في حال طُرح موضوع جديد خلال الاجتماع، اسأل نفسك عما إذا كان رأيك ضرورياً حقاً. فإذا كان الأمر كذلك، ضع بعض النقاط على المفكرة، والتزم بها عندما يكون دورك في التحدث.

قد يكون من الصعب التوقف حين تبدأ بالحديث، وإذا كنت تخشى ذلك على الرغم من رغبتك الحقيقية في إعطاء فرصة للآخرين، اطلب من أحد الزملاء تنبيهك إذا كانت ملاحظاتك طويلة جداً.

أعلم الموظفين بأنهم سوف يتحدثون قبل الاجتماع

من المؤكد أنه عليك ضمان مساهمة الأشخاص الآخرين في الاجتماع أيضاً، وهذا يعني أنه عندما تدير اجتماعاً، يجب أن يكون لديك خطة واضحة للاجتماع مقدماً. لا يمكنك توقع أن يأتي الجميع بشيء جديد لقوله خلال الاجتماع، أو أنّ أفكارهم الأولية هي ما يحتاج الجميع إلى سماعه.

وتجنباً لحدوث ذلك، أرسل خطة الاجتماع مسبقاً، ثم حاول تحديد بعض الموظفين الذين ترغب في الحصول على آرائهم، وخاصة أولئك الذين لا يساهمون كثيراً. أعلمهم بأنك تأمل بأن يتحدثوا خلال الاجتماع، وبمجرد أن يبدأ عدد قليل من الموظفين بالتحدث، هناك فرصة قوية ليتم تحفيز الآخرين.

حتى إذا كنت لا تدير الاجتماع، يمكنك طلب آراء بعض الموظفين قبل الاجتماع، أخبرهم أنك تشعر بالفضول حول ما يفكرون به بشأن بنود خطة الاجتماع وأنك تأمل في الاستماع إليهم. بهذه الطريقة، تكون قد منحتهم الوقت الكافي للتفكير في ما يريدون قوله.

استخدم أسلوب راوند روبن 

في فيلم "12 رجلاً غاضباً" (12 Angry Men)، يريد المحلف الثامن (المتمرد) من هيئة المحلفين التحدث من أجل منعهم من اتخاذ حكم سريع (إذ يعتقد الجميع أنّ المدعى عليه مذنب)، ويطلب من الجميع مشاركة رأيه حول سبب كون المدعى عليه مذنباً. وبهذه الطريقة، يحصل على آراء مهمة من المحلفين الآخرين.

حتى لو لم تكن حياة شخص ما على المحك، يمكن لأسلوب راوند روبن أن يكون خطة جيدة لضمان حصول جميع الموظفين على فرصة للتعبير عن آرائهم، صحيح أنه يمكنك إعطائهم خيار تمرير دورهم، إلا أنك تكون قد أعطيت الجميع فرصة للتحدث.

هناك العديد من الموظفين لا يرغبون في أن يكونوا مركز الاهتمام، حتى في الاجتماعات الصغيرة نسبياً، لذا فإنهم لن يتحدثوا حتى لو كان لديهم شيء قيّم لقوله. ومن خلال أسلوب راوند روبن، يتم إيلاء الاهتمام للجميع من خلال بنية الاجتماع ذاتها - وليس من خلال طلب مشاركة شخص معين​​وبهذا تكون قد منعت حدوث أي توتر.

إنّ السيطرة على جو الاجتماع، وخاصة عندما تكون الشخص الأقدم بين الجميع، هو أمر فظ وغير مثمر غالباً، إنها عادة يصعب التخلي عنها. ولكن إذا كنت تعد للاجتماع بشكل جيد وتتخذ خطوات جدية لضمان مشاركة الآخرين، فإنه بإمكانك خلق الرغبة لدى الآخرين لحضور الاجتماع عوضاً عن الشعور بالفزع.

تنويه: إن نسخ المقال أو إعادة نشره بأي شكل وفي أي وسيلة دون الحصول على إذن مسبق يعتبر تعدياً على حقوق الملكية الدولية ويعرض صاحبه للملاحقة القانونية.

ﺟﻣﯾﻊ اﻟﺣﻘوق ﻣﺣﻔوظﺔ ﻟﺷرﻛﺔ ھﺎرﻓﺎرد ﺑزﻧس ﺑﺑﻠﯾﺷﻧﻎ، ﺑوﺳطن، اﻟوﻻﯾﺎت اﻟﻣﺗﺣدة اﻷﻣﯾرﻛﯾﺔ - 2018

شاركنا رأيك وتجربتك

كن أول من يعلق!

التنبيه لـ

wpDiscuz
error: المحتوى محمي !!